Einrichten von Copilot Online

Benutzerhinweise für Copilot Online
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Ihre eigene Datenbank eröffnet und können nun beginnen, Ihre Fahrschul-Verwaltung mit Copilot Online durchzuführen. Lesen Sie hier, wie Sie Ihre neuen Fahrschulverwaltung einrichten. Die Reihenfolge der einzelnen Schritte ist von großer Bedeutung. Weichen Sie davon ab, dann sind die Schwierigkeiten vorprogarmmiert..

1. Wählen Sie den Menüpunkt „Fahrschule“ und tragen Sie dort die Adressdaten der Fahrschule ein.

2. Auf der linken Seite neben den Adressdaten der Fahrschule befindet sich ein Untermenü in senkrechter Anordnung, das Sie Schritt für Schritt abarbeiten müssen. Dazu folgende Erläuterungen:

  • Zunächst erfassen Sie die Fahrzeuge, die Sie in der Fahrschule einsetzen. Es zeigt sich Ihnen eine Maske, die die notwendigen Daten für das Fahrzeug abfordert. Mit der Speicherung des Fahrzeuges wird dies in die Übersicht übernommen. Von dort können Sie bei Bedarf zusätzliche Fahrzeuge erfassen oder Änderungen vornehmen.
  • Im zweiten Schritt erfassen Sie die Konten über die Sie Ihre Einnnahmen und Ausgaben buchen werden. Dies können die Bank- und Sparkassenkonten sein, die Fahrschul- oder Privatkasse oder auch Darlehnskonten, über die Zins- oder Tlgungsbeträge gebucht werden. Erasst werden also nur die Finanzkonten und nicht etwa die Einnahme- und Ausgabekonten, die bei Copilot Online als Kategorien vorgegeben werden.
  • Anschließend erfassen Sie bitte die Prüfer, die bei Ihnen zu den Fahrerlaubnisprüfungen eingesetzt werden. Dies ist die Voraussetzung für eine funktionfähige Prüferstatistik. Da bei Erfassung von Prüfungen im Tagesnachweises die Eingabe des Prüfers obligatorisch ist muss hier mindestens ein Prüfername eingegeben werden. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie zusätzliche Prüfernamen erfassen oder Änderungen vornehmen.
  • Der nächste Schritt ist, Sie richten die Preislisten ein, die für Sie in der Fahrschule wichtig sind. Zu jeder Fahrerlaubnisklasse können mehrere Preislisten eingerichtet werden. Diese müssen sich im Namen (Bezeichnung) unterscheiden.
  • Anschließend erfassen Sie für jede Preisliste die Preise. Rufen Sie im Menü die Position "Preise" auf. Es erscheint eine Tabelle mit allen möglichen Preispositionen. Bei Positionen, die für diese Fahrerlaubnisklasse relevant sind tragen Sie den aktuellen Preis ein. Sofern schon die nächste Preisveränderung bekannt ist nehmen Sie ebenfalls Einträge in den beiden Spalten "Neuer Preis" vor. Und markieren Sie in der Spalte "Auf Vertrag drucken" die Positionen, die Sie im Ausbildungsvertrag sehen möchten.
  • Nach Erfassung der Preise in den Preistabellen erfassen Sie die Grundbeträge, für die eine eigene Preistabelle angeboten wird. Die Trennung der Grundbeträge von den sonstigen Preistabellen ist erforderlich um Ihnen z.B. bei Doppelklassen ermäßigte Grundbeträge einzugeben.
  • Es folgt die Eingabe der Benutzer von Copilot Online. Jeder Benutzer erhält eigene Zugangsdaten für Copilot Online. Hierbei sind die folgenden 4 verschiedene Zugangsberechtigungen zu vergeben:
    • Mit der inhaberberechtigung stehen dem Benutzer alle Funktionen von Copilot Online zur Verfügung.
    • Die Buchhaltungsberechtigung versperrt den Zugang zu dem Menüpunkt "Fahrschule"
    • Die Fahrlehrerberechtigung verwehrt den Zugang zu den Menüpunkten "Fahrschule" und "Buchhaltung"
    • Die Erfasserberechtigung ist nur einsetzbar bei der Datenerfassung über Pocketweb und zeigt dort nur die Kunden an, die dem jeweiligen Fahrlehrer zugeordnet sind. 
  • Erfassen Sie nun die in der Fahrschule beschäftigten Mitarbeiter. Mitarbeiter brauchen nicht unbedingt  als Benutzer eigene Zugangsdaten für Copilot Online. Die Erfassung von Mitarbeitern ist für die Eingabe im Tagesnachweis und die Lohnanbrechnung erforderlich. Die vielleicht schon erfolgte Erfassung als Benutzer ersetzt die Erfassung als Mitarbeiter nicht. 

3. Erfassen Sie nun die in Ihrer Fahrschule in Ausbildung befindlichen Kunden. Hierzu klicken Sie im Kopfmenü auf „Neuanmeldung“ und nehmen Sie die Eintragungen in der angebotenen Maske vor. Dabei sollten auf folgende Besonderheiten achten: 

  • die Felder, deren Erfassung Pflicht ist, sind durch einen Stern markiert.
  • Neben den Feldern „Vorname“ und „Nachname“ befindet sich ein zusätzliches Feld. Dieses Feld dient dazu  Kunden bei gleichem Vor- und Nachnamen zu unterscheiden.
  • es können 2 Fahrerlaubnisklassen (Doppelklassen) je Kunde eingetragen werden.
  • neben jeder Ausbildungsklasse befindet sich ein zusätzliches Feld, in das Anmerkungen eingetragen werden können, die für diesen Kunden maßgebend sind wie z.B. "17" für "Führerschein mit 17".
  • Das Feld „Bemerkungen“ dient zu textlichen Anmerkungen. Hier können Besonderheiten eingetragen werden, die diesen Kunden betreffen. 

4. Datenimport. Sofern Sie bisher mit der Copilot Klassik gearbeitet haben können Sie die Erfassung der Kundendaten durch Datenimport vereinfachen. Wechseln Sie dazu in den Menüpunkt "Fahrschule" und wählen hier die Position "Daten-Import". Sie finden dort die Beschreibung wie Sie in diesem Fall vorgehen müssen. 

 

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