Die tägliche Benutzung von Copilot Online

Tagesnachweis1. Tagesnachweis: Klicken Sie im Menü auf „Tagesnachweis“, geben dann das Datum ein und wählen den entsprechenden Fahrlehrer. Im Einzelnen ist Folgendes anzumerken:

  • zur Erfassung der ersten Übungsfahrt an diesem Tag müssen Sie folgende Eingaben machen: Kostenart, Fahrzeug, Beginn und Dauer. Sie wählen dann den Kunden und anschließend die Preisliste aus. Kostenart, Fahrzeug und Preisliste können Sie durch eintippen der davor stehenden Ziffer besonders schnell anwählen.
  • Um die eingetragene Position zu speichern klicken Sie auf „weiterer Eintrag“.
  • Jeden Folgeeintrag können Sie sehr einfach durch einfaches Antippen eines weiteren Kundennamens und dem Knopf „weiterer Eintrag“ erfassen. Ändert sich allerdings Datum, Fahrlehrer oder einer der Detaileinträge, dann müssen entsprechende Felder gewählt oder geändert werden.

Zahlungen2. Zahlungen: Die Verbuchung von Zahlungen können Sie über den Menüpunkt „Kassenbuch“ vornehmen. Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge werden unterschiedlich gehandhabt. Im Einzelnen ist Folgendes anzumerken:

  • Zahlungseingänge stehen immer in Beziehung zu Kunden. Aus diesem Grund können Sie Zahlungseingänge außer über das Kassenbuch auch direkt aus dem Kundenmenü heraus durchführen.
  •  Eventuell auftretende Rückzahlungen an den Kunden werden nicht als negative Zahlungseingänge erfasst. Es sind Zahlungsausgänge. Um in solchen Fällen das Kundenkonto glatt zu stellen muss gleichzeitig eine Gutschrift beim Kunden verbucht werden.
  • Zahlungsausgänge können nicht in Beziehung zu einem Kunden verbucht werden. Hier werden die Kosten der Fahrschule für unterschiedliche Kostenarten verbucht. Die Liste der möglichen Kostenarten ist vorgegeben. Soweit andere Kostenarten gewünscht werden sollte dies der Software-Entwicklung gemeldet werden.

Gutschriften3. Gutschriften und/oder Belastungen: Haben Sie im Tagesnachweis eine Übungsfahrt erfasst, für die anschließend eine Rechnung ausgestellt wurde und Sie stellen anschließend fest, dass diese Übungsfahrt nicht stattgefunden hat, dann darf diese Position nichtgelöscht werden, sondern es muss eine Gutschrift für den betreffenden Betrag erteilt werden.

  • Für einen solchen Vorgang finden Sie im Kundenmenü die Funktion Gutschrift/Belastung. Dort geben Sie den Betrag mit einem Begleittext ein.
  • Der Betrag der Gutschrift erhält ein negatives Vorzeichen.
  • Außer Gutschriften können Sie hier auch zusätzliche Belastungen eingeben, sofern sie nicht im Tagesnachweis erfasst werden.

Druckauswertung4. Druckauswertungen führen Sie auf Ihrem eigenen Drucker aus. Viele unterschiedliche Ausdrucke werden Ihnen im Bereich "Berichte" angeboten.

  • Ausbildungsnachweise entsprechen den gesetzlichen Vorschriften. Bei gesetzlichen Änderungen wird rechtzeitig für eine Anpassung Sorge getragen. Soweit ein Kunde in 2 Klassen angemeldet wurde werden die Ausbildungsnachweise für beide Klassen angeboten.
  • Ausbildungsbescheinigungen entsprechen nach Ausbildungsklassen ebenfalls den gesetzlichen Vorschriften. Auch hier werden gesetzliche Änderungen rechtzeitig berücksichtigt.
  • Für eine Rechnungsvorschau wird angezeigt, wie viel Rechnungspositionen bisher nicht abgerechnet wurden. Vorschauen können jederzeit ausgedruckt werden.
  • Rechnungen, die einmal erstellt wurden können jederzeit neu ausgedruckt werden. Die dort abgerechneten Positionen sind gegen Änderungen gesperrt. Sofern Änderungen erforderlich sind können diese nur mit Hilfe einer Gutschrift durchgeführt werden.
  • Tagesnachweise können direkt nach der Eingabe ausgedruckt werden. Sie finden den Link „Drucken“ direkt neben dem Tagesnachweisdatum wenn mindestens eine Tagesnachweisposition erfasst ist. Diese Möglichkeit wird von vielen Fahrschulen dazu genutzt einen Ausdruck des Tagesplanes an die Hand zu geben, der der täglichen Tätigkeit zugrunde liegt und in dem er Änderungen eintragen kann.
  • Lohnabrechnung wird im Bereich "Buchhaltung" angeboten. Um diese Funktion zu benutzen muss der Anwender mindestens die Zugangsberechtigung "Buchhalter" haben.

Pocketweb15. Pocketweb: Die Erfassung und der Abruf von Daten ist mit jedem Handheld oder Handy möglich wenn das Gerät über einen Internetzugang mittels Browser verfügt. Die Verbindung wird über GPRS oder UMTS hergestellt. Hierzu sollte man einen günstigen Datentarif des Providers abgeschlossen haben.

 

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