Kosten der Fahrschule, Killer des Einkommens!

Der Unternehmer hat ständig das Ziel vor Augen, sein Einkommen zu steigern oder zumindest zu halten. Da aber Kunden und auch Lieferanten nach der gleichen Maxime handeln, ist der Unternehmer ständig der Gefahr ausgesetzt, dass ein sicher geglaubter Gewinn schmilzt wie der Schnee in der Sonne.


Jede Branche hat in diesem Zusammenhang ihr Eigenheiten: Im verarbeitenden Gewerbe spielt die Innovation eine große Rolle. Mit neuen Produkten können auf dem Markt verbesserte Konditionen erreicht werden. Das steigert den Gewinn. Im Handel sieht es anders aus. Dort gilt der Grundsatz: Der Gewinn kommt durch den Einkauf! Je mächtiger der Druck auf Geschäftspartner ausgeübt werden kann, je geringer werden die Preise sein und das verbessert die Gewinnsituation.


Und wie sieht es bei Fahrschulen aus?
Ein revolutionär neuartiges Angebot, das besonders gewinnträchtige Preise erzielt, kann der FahrschulInhaber nicht entwickeln. Die Fahrschule kann sich auf ihre Stärken konzentrieren und durch besondere Leistungen einen guten Ruf aufbauen. Aber dies kann allenfalls die Situation stabilisieren. Sonst sind die Möglichkeiten begrenzt.
Auch wenn die Fahrschule versucht, mit Lieferanten Gespräche über Einkaufspreise zu führen, dann wird in den meisten Fällen die Kraft im Markt zu schwach sein, um gegenüber den fast monopolistischen Strukturen im Fahrschul-Einkaufsbereich besondere Erfolge zu erzielen. Auch Fahrschul-Kooperationen werden dabei wenig helfen.


Was also bleibt dem FahrschulUnternehmer?
Er kann die Kosten niedrig halten oder senken. Über Kostensenkungen kann der Fahrschulinhaber den Gewinn beeinflussen. Hierbei stehen ihm verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die wir in den folgenden Ausführungen näher betrachten wollen.

Die „Milchmädchenrechnung“.
Versetzen wir uns in ein betriebswirtschaftliches Seminar für Fahrschulen. Behandelt wird das Thema: „Überwachung der Fahrschul-Preise durch Kostenkontrolle“. Die Teilnehmer erfahren, welche Kosten für eine Preisüberwachung zugrunde gelegt werden sollen. Die nebenstehende Liste wird gezeigt und im Einzelnen erörtert.
Fahrzeugkosten
Kraftstoffe
Reparaturen
Kfz-Steuern
Abschreibungen
Personalkosten
Fahrlehrer
Büropersonal
Aushilfen
Raumkosten
Miete
Raumpflege
Nebenkosten
Versicherungen
Telefon + Post
Werbekosten
Geschenke
Zinsen + Gebühren
Rechts + Beratungskosten
Lehrmitteleinkauf
Die Teilnehmer nehmen die Informationen auf und jeder überlegt, wie das in seiner Fahrschule aussieht. Der Grundgedanke scheint akzeptiert zu sein. Nur einer der Teilnehmer hat Zweifel. Er wendet sich in der Kaffeepause an den Referenten und trifft eine
• Feststellung: „Die Fahrzeugkosten muss man nicht hineinrechnen!“
• Gegenfrage: „Warum denn nicht?“
• Antwort: „Das Fahrzeug hat man doch sowieso!“
Kaum ist das ausgesprochen, schon stimmen andere Seminarteilnehmer zu und sind erleichtert, dass eine viel geübte Praxis zur Sprache kommt. Über Fahrzeugkosten denken viele Fahrschulen nicht nach. Das Fahrzeug hat man „sowieso“.


Bei dieser „Milchmädchenrechnung“ denkt die Fahrschule nur daran, wie viel Geld der Fahrschüler nach der Fahrstunde abliefert und wie viel Geld an der Tankstelle wieder eingezahlt wird. Die „Benzingeldkalkulation“!
Dem betriebswirtschaftlich geschulten Betrachter ist sofort klar: Hier liegt ein fataler Irrtum vor! Das gilt es aufzuklären! Also versuchen wir das!
Aber hat unser Zweifler nicht unter gewissen Umständen recht? Soll z.B. jede Investition, die sich in Abschreibungen niederschlägt immer in die Kostenrechnung einbezogen werden? Oder anders gefragt: Müssen wir in jedem Fall eine Vollkostenrechnung anfertigen oder reicht zuweilen die Teilkostenrechnung?
Um dies zu beantworten, müssen wir die verschiedenen Kostentypen betrachten, die im Unternehmen auftreten, was zunächst eine rein theoretische Erörterung ist, die erst bei näherem Hinsehen für die praktische Anwendung ihren Nutzen liefert.


Die verschiedenen Kostentypen.
Wir unterscheiden Fixkosten von variablen Kosten, direkt zurechenbare Kosten von Gemeinkosten, Vollkosten von Grenzkosten. Was steckt hinter diesen Begriffen und wie kann der Fahrlehrer Nutzen daraus ziehen?

Fixkosten und variable Kosten
Schon bei Eröffnung der Fahrschule werden einige Kosten festgelegt. Man mietet die Räumlichkeiten, kauft die Büroeinrichtung und Fahrzeuge, engagiert Personal, legt sein Werbebudget fest und verfügt über Bankzinsen, wenn Darlehen aufgenommen werden.
Die damit entstehenden Kosten sind die „Fixkosten“, die als Kostenbestand festgelegt sind, unabhängig davon, ob Fahrschüler ausgebildet werden oder nicht. Sie stellen damit die Grundlast für den Fahrschul-Unternehmer dar.
Fixkosten der Fahrschule sind:
Abschreibungen
Kfz-Steuern
Kosten für Büropersonal
Kosten für angestellte Fahrlehrer
Miete + Raumnebenkosten
Raumpflege
Versicherungen
Werbekosten
Bankzinsen


Beginnt jetzt die FahrschülerAusbildung, dann entstehen zusätzlich die variablen Kosten. Sie kaufen Lehrmaterialien ein und müssen die laufenden Kfz-Kosten übernehmen. Die laufenden Bürokosten bestehen aus Büromaterial, Telefon und Postgebühren.
variable Kosten der Fahrschule sind:
Kfz-Kraftstoffe
Kfz-Reparaturen
Kosten für Aushilfen
Einkauf von Büromaterial
Telefon + Post
Geschenke
Rechts + Beratungskosten
Lehrmitteleinkauf


Die Frage, ob Kosten als fix oder als variable Kosten einzuordnen sind, unterliegt einer zeitlichen Betrachtung. Langfristig sind alle Kosten variabel. Auf Tagesbasis betrachtet wären praktisch alle Kosten fix. Was also ist der Maßstab?

Der Maßstab ist die Zahl der in Ausbildung befindlichen Kunden!
Damit sind wir aber genau an der Stelle des naiven Seminarteilnehmers (siehe hierzu das Thema „Milchmädchenrechnung“ weiter oben), der gemeint hat, das Kraftfahrzeug habe er ja „sowieso“. Betriebswirtschaftlich hat er damit gesagt, dass er durch die Benutzung des Fahrzeuges nur geringfügig zusätzliche variable Kosten hat, wenn er einen zusätzlichen Kunden ausbildet.
Wenn er aber viele Kunden ausbildet und diese Tätigkeit dauerhaft ausübt, dann muss er die gesamten Kosten erwirtschaften. Dafür benötigt er den PKW und muss selbstverständlich die hiermit entstehenden Kosten berücksichtigen.

Direkt zurechenbare Kosten und Gemeinkosten
Die Ausbildung der Kunden hat die Erteilung der Fahrerlaubnis zum Ziel. Am Ende stellt die Fahrschule die Gesamtrechnung auf, die den erzielten Umsatz anzeigt, die der Kunde der Fahrschule gebracht hat. Ob die Fahrschule einen Gewinn erzielt hat und wie hoch dieser Gewinn ist, bezogen auf diesen Kunden, das könnte man wissen, wenn man die Kosten kennen würde, die der einzelne Kunde verursacht hat.
Also rechnen wir die Gesamtkosten des Unternehmens auf die einzelnen Kunden um! Hierbei gibt es Kosten, die dem Kunden direkt zugerechnet werden können und solche bei denen das nicht der Fall ist.
Wir kennen die Anzahl der Übungsfahrten, die der Kunde absolviert hat (Tagesnachweis!) und damit können wir die Fahrzeugkosten zuordnen. Das Gleiche gilt für die entsprechenden Personalkosten. Kleinere Geschenke und die Lehrmittelausgabe (sofern kostenlos verteilt!) können ebenfalls dem Kunden zugerechnet werden. Diese Art von Kosten bezeichnen wir als „direkt zurechenbare Kosten“.

Direkt zurechenbare Kosten der Fahrschule sind:
Kfz-Kraftstoffe
Kosten für Fahrlehrer und Aushilfen
Geschenke
Lehrmitteleinkauf


Dem gegenüber stehen die allgemeinen Kosten oder „Gemeinkosten“, für die die Zurechnung schwieriger ist. Kfz-Reparaturen, Raumkosten etc., diese müssen prozentual aufgeteilt werden. Mit Hilfe einer Betriebsabrechnung entwickelt man entsprechende Zuschlagsätze, die als Modellrechnung mit Hilfe einer Excel-Tabelle angefertigt werden kann. Entsprechende Excel-Tabellen sind im Internet zum Download verfügbar.
Die für die Fahrschule einmal entwickelten Zuschlagsätze können über eine längere Zeit verwendet werden. Es ist wenig sinnvoll die Verrechnung permanent durchzuführen, da das Ergebnis sich selten stark verändert.

Gemeinkosten der Fahrschule sind:
Kfz-Kraftstoffe
Kfz-Reparaturen
Kfz-Steuern
Abschreibungen
Kosten für Fahrlehrer
Kosten für Büropersonal
Büromaterial
Raumkosten
Telefon + Post
Versicherungen
Werbekosten
Geschenke
Zinsen + Gebühren
Rechts + Beratungskosten
Lehrmitteleinkauf


Kalkulatorische Vollkosten oder Teilkosten
Neben den in der Buchhaltung erfassten Kosten muss bei der Preisbetrachtung der Unternehmerlohn zusätzlich berücksichtigt werden. Unternehmerlohn wird aus dem Unternehmensgewinn gezahlt und besteht aus:
• Lohn für den Zeiteinsatz des Fahrschul-Unternehmers,
• kalkulatorischer Risikozuschlag für Umsatzeinbruch oder Kostenexplosion und
• kalkulatorische Zinsen für eingesetztes Eigenkapital.

Der Fahrschulunternehmer muss den Unternehmerlohn mit dem Umsatz erwirtschaften. Der Gesamtumsatz muss daher größer sein als die Summe der in der Buchhaltung erfassten Kosten. Für die Preisbeurteilung muss die daraus resultierende kalkulatorische Vollkostenrechnung langfristig betrachtet gewährleistet sein. Ist das nicht der Fall, dann ist die Insolvenz der Fahrschule vorprogrammiert.

Bei einer partiellen oder kurzfristigen Betrachtung kann eine Teilkostendeckung dennoch sinnvoll sein, sofern der Umsatz zumindest die variablen Kosten abdeckt. Alles, was über die variablen Kosten hinaus erwirtschaftet wird, wird als Deckungsbeitrag bezeichnet. Deckungsbeitrag ist der Betrag, der zur Deckung der Fixkosten beiträgt.
Eine Teilkostenrechnung ist denkbar bei Sonderaktionen im Bereich des Fahrschulmarketings. Hierbei ist allerdings äußerste Vorsicht angebracht, denn die fehlende Deckung der Fixkosten muss durch erhöhte Umsätze zu anderer Zeit oder bei anderer Gelegenheit wieder herein geholt werden. Meist ist das schwierig und bei der Absatzmarktlage der Fahrschulen häufig sogar nicht möglich.

Inhaber von Einmannfahrschulen arbeiten zuweilen gleichzeitig als Aushilfsfahrlehrer in anderer befreundeter Fahrschule und erwirtschaften dort einen Deckungsbeitrag für ihre eigene Fahrschule. Aus Kostenrechnungssicht könnte man dies positiv bewerten. In der Gesamtbetrachtung handelt es sich aber um eine teure Fehlentwicklung.

Die Preise bestimmt der Markt, der Unternehmer die Kosten.
An diesen Sätzen kommt niemand vorbei. Da helfen keine Kalkulation und keine Kostenrechnung. Der Unternehmer kann nur über Verminderung der Kosten das Einkommen justieren. Dies muss in betriebswirtschaftlich sinnvoller Weise geschehen.

Bei jeder Tätigkeit müssen die variablen Kosten sofort gedeckt sein. Auch die Fixkosten müssen langfristig betrachtet gedeckt sein. Ist das nicht gewährleistet, dann steht die Existenz der Fahrschule vor dem Aus. Der FahrschulInhaber sollte dies frühzeitig selbst erkennen, bevor seine Bank oder sein Steuerberater eine solche Feststellung trifft. Es hilft ein sinnvolles Kostenmanagement. Jeder hat die Möglichkeit, die Fixkosten zu senken.
Der Verzicht auf teure Neuanschaffungen senkt die Abschreibungen! Hüten Sie sich davor, von Lieferanten durch großzügige Finanzierungen geködert zu werden! Dies treibt neben den Abschreibungen die Einkaufspreise hoch. Leasingfinanzierungen sind meist noch teurer. Sie steigern im Übrigen die Fixkosten erheblich. Die Beteuerung, dass durch Leasing die Kreditwürdigkeit nicht beeinträchtigt wird ist zudem falsch.

An Personalkosten zu sparen scheint in vielen Fahrschulen die einfachste Methode zur Senkung der Fixkosten zu ein. Behalten Sie hierbei aber die Rückwirkung auf Ihr Marketing im Auge. Die Mitarbeiterin im Büro ist manchmal die beste Vertriebskraft. Sparen Sie nicht am falschen Ende, dann fehlen schließlich die wichtigen Neuanmeldungen.
Ähnliches gilt bei der Ausstattung der Fahrschulräume. Die Repräsentation ist für die Fahrschule von großer Bedeutung. Büro und Lehrraum mit schlechter Ausstattung wirken sich meist negativ aus. Dies muss gegen die Kostensenkung abgewogen werden.

Finanzierungskosten müssen so gering wie möglich gehalten werden. Die Fahrschule ohne Eigenkapital zu gründen ist ein fataler Fehler, der sich über kurz oder lang negativ auswirkt. Bankzinsen und -gebühren haben viele Fahrschulen zum Ruin geführt.

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