Fahrschulverwaltung

Fahrschul-Inhaber, die ihre Betriebe erfolgreich führen wollen, wissen genau, dass sie sich mit den Grundfunktionen der Betriebswirtschaft befassen müssen. Sie haben gelernt wie Probleme der Finanzierung, der Buchhaltung und der Kostenrechnung gemeistert werden, sie möchten die Fahrschule nach Prinzipien des Marketings führen und ihre Planungen nach strategischen Gesichtspunkten ausrichten. Woran mag es aber liegen, dass die Ausrichtung nach den wichtigen betriebswirtschaftlichen Grundsätzen oft in der Theorie stecken bleibt und die unternehmerische Praxis in der Fahrschule meist von Improvisation und Zufälligkeiten bestimmt wird?

Es fehlt an der richtigen Verwaltung!

Kaum eine Branche ist in Deutschland durch gesetzliche Vorgaben so stark reglementiert wie das für Fahrschulen gilt. Das „Gesetz über das Fahrlehrerwesen“ und die dazu gehörenden Richtlinien und Ordnungen bestimmen den Rahmen der Verwaltung. Hinzu kommen das Umsatzsteuer, das Einkommensteuer und bei der GmbH-Fahrschule das Körperschaftssteuerrecht. Diese Gesetze beeinflussen die Form der Verwaltung. Von noch größerer Bedeutung sind aber betriebswirtschaftliche Erfordernisse. Wird dies bei der Planung der Fahrschul-Verwaltung nicht berücksichtigt, dann begeht man einen großen Fehler, der später zu Schieflagen führt, aus denen man sich nur mit Schwierigkeiten befreien kann.


Viele Fahrschulen haben bei der Gründung zwei falsche Entscheidungen getroffen:
• die Buchhaltung wird einem Steuerbüro übertragen und
• die Aufzeichnungen nach dem Fahrlehrergesetz, das Schreiben von Rechnungen und das Kundeninkasso dürfen keine Kosten erzeugen und werden vom Inhaber oder seiner Familie (Ehefrau) selbst übernommen.

Warum verhindern diese Entscheidungen fast immer eine positive Unternehmensentwicklung? Warum kann es falsch sein, Kosten zu sparen und möglichst viele Verwaltungsarbeiten selbst zu erledigen und ist nicht die Buchhaltung bei einem Steuerberater am besten aufgehoben? Hier die Antwort auf diese Fragen:

Überträgt man die Buchhaltung in vollem Umfang an ein Steuerbüro, dann hat das eine positive und eine noch größere negative Auswirkung. Es ist positiv, dass man sich nicht mit dem Steuerrecht befassen muss. Es ist aber von großem Nachteil, dass man die Buchhaltung nicht zur Kostenüberwachung nutzen kann. Gerade die wertvolle Verbindung mit den Fahrschul-Aufzeichnungen kann das Steuerbüro nicht bieten. Es ist daher die bessere Entscheidung, ein qualifiziertes Computerprogramm zu beschaffen, das, beginnend von der Buchhaltung als Herz der Verwaltung, alle Arbeitsschritte einfach handhabbar und sicher erledigt.

Selbstverständlich muss der Steuerberater, als Berater, die Einrichtung und die Durchführung der Buchhaltung begleiten.

Fahrschulen sind Dienstleistungsbetriebe. Die Verwaltung konzentriert sich auf die Kunden, Personal und Finanzverwaltung. Das richtige Programm stellt sicher, dass die Einträge in der Kundenkartei mit den Aufzeichnungen im Fahrlehrer-Tagesnachweis übereinstimmen und die beim Kunden erfassten Einnahmen identisch sind mit den Buchungen der Buchhaltung. Ist die Fahrschule klein, dann drücken den Inhaber diese Tätigkeiten. Jeder Fahrschul-Inhaber muss sich aber bewusst sein, dass Verwaltungsfehler schwerwiegende Folgen haben. Ein qualifiziertes Computerprogramm kann die Erleichterung bringen.


Die richtige Software
Die ausführliche Beschreibung (Pflichtenheft) zu dem richtigen Computerprogramm würde den Rahmen dieser Ausführunegn sprengen. Wir konzentrieren uns daher auf eine kurz gefasste Beschreibung der wesentlichen Grundfunktionen:

Kundendaten

Die Kundendatenbank enthält wesentliche Stammdaten. Bei der Neuanmeldung werden diese erfasst. Sie können im Computerbetrieb automatisch ergänzt werden.
• Das Anmeldedatum muss aufgezeichnet werden.
• Daten von Ausbildungsbeginn und Ausbildungsende sind besonders wichtig.
• Mit Anrede, Nachname, Vorname, Nationalität wird der Kunde identifiziert.
• Behinderungen, die dem Straßenverkehrsamt zu melden sind, sind zu erfassen.
• Die Felder: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Geburtsdatum, Geburtsort und Geburtsname sind für das Straßenverkehrsamt und die Prüforganisation wichtig.
• E-Mail-Adresse, Vorwahl + Telefonnummer, Mobiltelefon dienen dem Kontakt.
• Die beantragte Fahrerlaubnisklasse wird eingetragen. Hat der Kunde bereits die Fahrerlaubnis für eine andere Klasse, dann muss auch diese vermerkt werden.
• Sobald der Prüfauftrag vorliegt, werden dafür Datum und Listnummer erfasst.
• Jedem Kunden wird ein Fahrlehrer zugeordnet.
• Es wird vermerkt, ob per Lastschrift, Überweisung oder bar gezahlt wird.
• Die Information über den Arbeitgeber des Kunden kann vorteilhaft sein.
• Der Eintrag der Mahnstufe erleichtert das Mahnverfahren.

Personaldaten
Personaldaten sind erforderlich, da hierüber die Tätigkeitsnachweise erfasst werden. Der Umfang der Personalstammdaten ist ähnlich dem der Kundenstammdaten. Hinzu kommt der Vermerk, in welchen Klassen der Fahrlehrer ausbilden kann und seit wann er in dieser Fahrschule tätig ist. Sofern er zusätzlich in einer anderen Fahrschule arbeitet muss auch dies vermerkt sein. Für die Fahrlehrerabrechnung müssen die Bankverbindung und die Kontendaten erfasst werden.

Für die Fahrschule kann es vorteilhaft sein, die Namen und Grundinformationen zu jedem Prüfer vorzuhalten. Dies kann im Rahmen der Personalstammdaten erfolgen.

Tagesnachweis und Rechnung
Tagesnachweise führt der Fahrlehrer, um seine Ausbildungstätigkeit zu dokumentieren. Übungsfahrten, Autobahn, Dunkel- und Überlandfahrten werden erfasst und ebenso der theoretische Unterricht und andere Tätigkeiten. Zu jeder Tätigkeitsart ist ein Preis aus der Preistabelle zugeordnet. Der Tagesnachweis wird damit automatisch zur Umsatz und Ertragserfassung. Diese Erfassungsmethode kann auch für die Lehrmaterialausgabe und die Verbuchung von Gutschriften verwendet werden.
Die Tagesnachweiserfassung kann am PC oder auf Handgeräten erfolgen, die im Auto mitgeführt werden. Dem Gesetz entsprechend ist es wichtig, dass der Kunde jede Übungsfahrt persönlich unterzeichnet und die entsprechenden Geräte dies ermöglichen. Ist die Unterschriftserfassung auf dem Gerät nicht vorhanden, dann muss die Erstaufzeichnung auf Papier erfolgen.

Mit den im Tagesnachweis aufgezeichneten Daten kann die Ausbildungsrechnung automatisch gedruckt werden. Bei Einsatz der Einnahme-Überschussrechnung in der Buchhaltung ist die Erstellung von Rechnungen zwar nicht erforderlich, doch ist dies zur sauberen Verwaltung auf jeden Fall zu empfehlen. Rechnungen unterliegen gesetzlich festgelegten Vorschriften.

Auswertungen
Folgende Auswertungen sollten angefertigt werden können:
• Ein Ausbildungsvertrag wird ausgedruckt. Preistabelle und persönliche Daten werden der Datenbank entnommen. Bei minderjährigen Kunden unterzeichnen die Eltern.
• Bescheinigungen nach § 2, Absatz 2, Nr. 4 Straßenverkehrsgesetz müssen für die praktische und theoretische Ausbildung erstellt werden und sind in Form und Inhalt gesetzlich fixiert.
• Ausbildungsnachweis nach § 18, Absatz 1, Fahrlehrergesetz. Hier gilt das Gleiche wie bei den vorerwähnten Ausbildungsbescheinigungen.
• Rechnungen müssen so beschaffen sein, dass sie automatisch in die Buchhaltung übernommen werden. Eine einmal abgerechnete Leistungsposition darf nicht in unterschiedlichen Rechnungen auftauchen und jede herausgegebene Rechnung sollte aus der gleichen Datenbank zu jedem späteren Zeitpunkt eingesehen und bei Bedarf als Kopie neu ausgedruckt werden können. Kundendaten und Preise werden aus der Datenbank entnommen. Ausdruck von Steuernummer und Nettobetrag ist gesetzlich vorgeschrieben.
• Das Banklastschriftverfahren kann für die dafür vorgemerkten Kunden an den Ausdruck von Rechnungen gekoppelt sein. Aus der Datenbank wird die erstellte DtausDatei erstellt, die dann zum Import in entsprechenden Bankprogrammen zur Verfügung steht. Das Computerprogramm überträgt auf Anforderung die Beträge direkt als Einnahme auf das Kundenkonto in die Buchhaltung. Ausgedruckt wird die Liste der berechneten und gebuchten Beträge. Der Einsatz des Computers ist für das Banklastschriftverfahren unerlässlich.
• Das Mahnwesen ist je nach der Art, mit der die Fahrschule ihr Inkasso betreibt, von erheblicher Bedeutung. Wird mit Vorauszahlungen gearbeitet oder zieht die Fahrschule ihre Forderungen per Lastschrift ein, dann ist dieser Arbeitsbereich weniger wichtig.
• Die Saldenliste (sortiert nach Kunden, nach Forderungssumme und nach Fahrlehrer) ist eine Zusammenstellung der Außenstände, die vom Kunden als Zahlung erwartet werden. Für Fahrschulen ist diese Liste als Finanzvorschau ausreichend.
• In einer Defizitliste werden die Ausbildungsinhalte gezeigt, die noch offen stehen. Dies wird gemessen am Ausbildungssoll, das für die Fahrschule gilt. Die gesetzlichen Vorgaben sind das Mindestsoll.
• Die Telefonliste gibt jedem Fahrlehrer für seine Kunden die Telefon und die Handynummern. Dies erleichtert Terminabsprachen und notwendige Änderungen.
• Eine Geburtstagsliste hilft dem Fahrlehrer, den für die Kunden wichtigen Tag entsprechend zu würdigen.
• Mit Hilfe einer Prüfauftragsliste überwacht die Fahrschule die 12Monatsfrist zwischen Ausstellung des Prüfauftrages und der Prüfung.
• Die Anmeldestatistik überwacht den Verkaufserfolg der Fahrschule und dient der Planung von Marketingmaßnahmen.
• Verschiedene statistische Auswertungen über die Zeiteinteilung der Fahrlehrer helfen bei der vorausschauenden Zeitplanung.
• Eine Prüfstatistik ist gleichzeitig eine Erfolgskontrolle der Fahrlehrerleistung und wird damit zum Maßstab der internen Schulung.
• Die Personalabrechnung ist die Basis für die Bezahlung der Fahrlehrer. Sie wird als Bruttoabrechnung geführt. Die dort gewonnenen Werte fließen in die Nettoabrechnung ein.

Buchhaltung und Finanzen
Über den Sinn, die Wirkungsweise dieses Arbeitsgebietes und die Besonderheit für die Fahrschule ist bereits hingewiesen worden. Das erfordert hier keine Wiederholung. Auf zwei Kernprobleme soll aber hingewiesen werden:

1. Stimmigkeit der Aufzeichnungen
Schon nach dem Fahrlehrergesetz müssen die Erlöse aufgezeichnet werden. Dies geschieht grundsätzlich in der Buchhaltung. Dort werden alle Beträge erfasst, die die Fahrschule von den Kunden vereinnahmt.
Die Buchhaltung unterliegt der Kontrolle der Finanzbehörde. Immer häufiger kommt es vor, dass Betriebsprüfer die Tagesnachweise überprüfen. Jede im Tagesnachweis erfasste Übungsfahrt muss als Einnahme in der Buchhaltung verbucht sein oder als Forderungsbestand auf dem Kundenkonto stehen. Diese Stimmigkeit ist bei Einsatz des richtigen Computerprogramms garantiert.
Wird die Buchhaltung extern vergeben, dann kann das beste Steuerbüro nicht sicher stellen, dass eine gelöschte oder eine zusätzlich erfasste Übungsfahrt berücksichtigt ist.

2. Die Fahrschule und ihr Steuerberater.
Ein Steuerberater muss auf jeden Fall zur Verfügung stehen. Welche Funktion sollte nun dieser Steuerberater haben und wie finde ich den richtigen Steuerberater??
Fahrschulen, die die betriebswirtschaftliche Problematik verstanden haben und die Betriebswirtschaft und die Verwaltung vernünftig handhaben wollen, werden das Steuerbüro nicht als „externen Buchhalter“ einsetzen. Das verbieten die Möglichkeiten zu Auswertungen im Finanzierungsbereich, bei der Kostenrechnung und wegen der, im vorigen Abschnitt beschriebenen, Gefahren einer fehlenden Stimmigkeit.
Der Steuerberater kennt die umfangreichen und sich ständig ändernden steuerlichen Gesetze und Verordnungen. Diese Fähigkeiten sollte jede Fahrschule nutzen. Ein Steuerberater muss bei der Einrichtung der Buchhaltung hinzugezogen werden und für den Jahresabschluss kann er die Buchungen überprüfen und dabei Hinweise für die Zukunft geben.

Steuerberater haben unterschiedliche Schwerpunkte. Sie sind in der Grundausbildung entweder Juristen oder Betriebswirte. Manche konzentrieren sich auf die Durchführung von Buchhaltungen und weniger auf Beratungen.
Verbinden Sie sich mit dem Betriebswirt, der gleichzeitig auf Beratung spezialisiert ist und meiden Sie das Steuerbüro, das auf reine Buchführungsabwicklung konzentriert ist. Im Ernstfall wechseln Sie, wenn es erforderlich ist. Die betriebswirtschaftliche Beratung durch den richtigen Steuerberater kann Gold wert sein. Sparen Sie nicht am falschen Ende! Aber bedenken Sie auch, dass der für Sie zuständige Sachbearbeiter im Finanzamt Ihnen gute Tipps geben kann. Er wartet auf Ihre Fragen.

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