Einführung in die Betriebswirtschaft der Fahrschule

Warum müssen Fahrschul-Inhaber und solche, die es werden wollen, sich mit der Betriebswirtschaft befassen?

Fragt man den Inhaber einer Fahrschule, mit welchen Problemen er sich zu plagen hat, dann sind es immer drei Hauptprobleme: Die Zahl der Anmeldungen, die Arbeitsbelastung und die Preise. Manche Fahrschulen haben eine zu geringe Zahl von Anmeldungen. Das bedroht die Existenz. Andere klagen über eine hohe Arbeitsbelastung. Auch diese können sich häufig nicht über einen ausreichenden Wohlstand freuen. Und welche Fahrschule klagt nicht über die am Markt erzielbaren Preise? Dabei sind für die Preise die „bösen Buben“ meist konkurrierende Nachbarn. Selten kennt man die wirklichen Gründe.

Fahrschulen gibt es, denen geht es wirtschaftlich gut und andere leben am Existenzminimum. Woran mag das liegen? Ist es ein vorbestimmtes Schicksal oder ein Problem, das gelöst werden kann? Dem Problem auf den Grund zu gehen setzt ein betriebswirtschaftliches Denken voraus. Und handelt man betriebswirtschaftlich richtig, legt man die Grundlagen für wirtschaftlichen Erfolg.
Was muss der Fahrschul-Inhaber wissen über seinen Finanzbedarf und die verschiedenen Möglichkeiten der Finanzierung, über die Methoden der Preisbildung und Preiskontrolle, über die Buchhaltung und über das Steuerrecht? Und welche Bedeutung hat Marketing für Fahrschulen? Solche Fragen systematisch hinterfragt und bearbeitet, das ist betriebswirtschaftliches Handeln und macht einen größeren wirtschaftlichen Erfolg fast sicher.

Nun wäre es falsch zu meinen, jeder erfolgreiche Fahrschul-Inhaber verfüge über beste betriebswirtschaftliche Kenntnisse. Meist ist das unternehmerische Talent maßgebend für die Fähigkeit, richtige Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen. Es stellt sich daher die Frage, ob betriebswirtschaftliches Denken sich nicht erledigt, wenn Intuition und Talent maßgebend sind.
Strategisches Handeln ist der Weg zum Erfolg. Dabei ist es gleichgültig, ob dies auf der Grundlage betriebswirtschaftlicher Überlegungen geschieht oder Intuition und Talent den Ausschlag geben. Strategisches Handeln heißt, seine Stärken und Schwächen zu kennen und sich in seinen Entscheidungen auf die Stärken zu konzentrieren. Damit gelingt der Vorsprung im Wettbewerb mit anderen Fahrschulen.


Finanzierung:
Schon bei der Gründung der Fahrschule muss strategisch gehandelt werden. Wo ist der richtige Standort? Welche Finanzierung steht zur Verfügung? Was muss die Verwaltung leisten und was kostet sie? Welcher Markt bietet sich? Welche Einnahmen können erzielt werden und welche Ausgaben stehen dem gegenüber? Diese Grundlagen sind vor der Gründung zu klären und müssen immer wieder neu überprüft werden. Sonst ist Misserfolg vorprogrammiert.

Erfolgreichen Fahrschul-Inhabern ist schon lange klar, dass die Finanzierung eine der wichtigsten Fragen für das Unternehmen Fahrschule darstellt. Insolvenzen beginnen bei mangelnder Liquidität und die ist Voraussetzung für ein entspanntes Arbeiten bei der Aus-bildung der Fahrschüler.
Was also ist zu tun? Die Fahrschuleinrichtung durch Lieferantenkredit und den Fahrzeugpark durch Leasing oder eine Bank finanzieren? Zahlungsziele beim Einkauf von Lehrmaterial nutzen? Kundenabrechnung per Abrechnungsstelle? Sind das richtige Wege? Von unterschiedlichen Seiten werden Finanzierungen angeboten, aber häufig sind sie betriebswirtschaftlich wenig vertretbar. Bei Fremdfinanzierung sind auf jeden Fall die entstehenden Zinskosten und Risiken gegenüber erzielbaren Vorteilen abzuwägen.


Es lohnt sich, die Finanzierung schriftlich durchzurechnen. Vor allen Dingen muss klar sein, welche eigenen Mittel vorhanden sind und ob diese ausreichen. Als Faustregel gilt, dass Anlagegüter mit Eigenkapital finanziert sein sollten. Bei Fahrschulen zählen dazu betrieblich genutzte Gebäude und Fahrzeuge. Werden diese aber durch Miete oder Leasing finanziert, sollten eigene Mittel in gleicher Höhe für Risikovorsorge vorhanden sein.

Die klassische Finanzierung mit Fremdkapital ist eigentlich nur sinnvoll für Warenbestände und Außenstände. Bei Fahrschulen können beide Positionen von geringer Bedeutung sein. Außenstände gegenüber Kunden sollten durch Zwischenabrechnungen, Bankeinzug oder durch Vorkasse klein bleiben. Der Bestand an Lehrmaterialien kann ebenfalls minimiert werden, es sei denn beim Einkauf würden hohe Rabatte und Skontos gewährt.


Buchhaltung:

Fragt man einen Fahrschul-Inhaber, wie er es mit Buchhaltung hält, dann erhält man häufig die Antwort: „Das macht mein Steuerberater. Ich bin Fahrlehrer!“

Ist damit das Thema erledigt? Ist die Buchhaltung wirklich ein lästiges Detail bei der Bewältigung des Tagesgeschäftes und was ist richtig an der Einstellung dieses Unternehmers? Zur Beantwortung dieser Fragen gehen wir Schritt für Schritt vor.
Die steuerrechtlichen Vorschriften dominieren die Form der Buchhaltung. Die häufig festzustellende Ablehnung von Buchhaltungsarbeiten resultiert aus der Angst, Fehler zu machen, die schlimme Konsequenzen nach sich ziehen könnten. Viele Fahrschul-Inhaber halten daher weiten Abstand von jeder Buchhaltung. Ist das richtig oder falsch?

Richtig ist es einen Steuerberater einzusetzen, da die steuerlichen Vorschriften umfangreich sind und sich ständig ändern. Ohne sich dauernd mit dem Steuerrecht zu befassen, kann auch ein versierter Betriebswirt dies nicht beherrschen. Der Steuerberater ist ein Unternehmensberater des Fahrschul-Inhabers. Falsch wäre es, wenn man sich nicht mit dem Inhalt und der Gliederung der Buchhaltung befasst. Nur wenn die Aufzeichnungen fahrschultypisch gegliedert worden sind, können für die Fahrschule Statistiken erstellt werden, die dem Inhaber wertvolle Zusammenhänge sichtbar machen.

Durch Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben für einzelne Profitcenter kann die Wirtschaftlichkeit einer Filiale oder der optimale Einsatz eines zusätzlichen Fahrlehrers überwacht werden. Wenn zusätzlich eine Querverbindung mit den Tagesnachweisaufzeichnungen eingerichtet wird, ist es möglich, das Angebot zu überprüfen. Ist es z.B. sinnvoll oder erforderlich als „Fahrschule aller Klassen“ zu arbeiten? Welche Ausbildungsklassen bringen der Fahrschule Gewinn und welche sind Verlustbringer?


Preise, Kosten und Marketing
Der Bereich "Preise, Kosten und Marketing" ist der wichtigste für den Fahrlehrer als Unternehmer. Es ist auch der Bereich, der bei vielen Fahrschulen stiefmütterlich gehandhabt wird. Wirtschaftlicher Misserfolg oder gar Insolvenzen resultieren immer daraus, dass die eigentlich unternehmerischen Aufgaben vernachlässigt werden. Es ist immer gut, die Lage zu analysieren und darauf aufbauend einen Plan aufzustellen, der ständig kontrolliert und revidiert wird.

Preise bilden sich am Markt und kommen durch Angebot und Nachfrage zustande. Was aber ist ein „guter“ Preis? Wenn man diese Frage einem Fahrschul-Inhaber stellt, dann wird meist eine Zahl genannt, die sich am Marktpreis orientiert. Man meint, man hätte einen „guten“ Preis, wenn er höher ist als der der Konkurrenz. Falsch!

Ein „guter“ Preis ist ein Preis, der einen Überschuss über die Kosten erbringt!
Preise von Übungsfahrten, Sonderfahrten und Prüfungen müssen für Klassen und Filialen getrennt kalkuliert werden. In Anlehnung an die Buchhaltung werden die Kosten den einzelnen Positionen zugerechnet und festgestellt, welche Tätigkeit wirtschaftlich nützlich ist.

Die Verwaltungsarbeit muss durch die Kalkulation nicht aufgebläht werden, wenn richtige Computerprogramme eingesetzt werden. Sowohl Fahrschul-Abrechnung als auch Fahrschul-Buchhaltung liefern Daten, die an ein vorbereitetes Kalkulationsprogramm weitergegeben werden und dann zu richtigen Entscheidungen führen können.

Fahrschul-Abrechnung und Zahlungsverkehr sind eng miteinander verknüpft. Aus der Rechnungsstellung können Endbeträge automatisch per Banklastschriftverfahren eingezogen werden. Computerprogramme, die diese Arbeiten zufriedenstellend erledigen, stehen zur Verfügung. Die früher übliche Abrechnung mit Karteikarten ist umständlich und birgt die Gefahr, dass Fahrlehrer- und Kundenaufzeichnung nicht stimmig sind.

Was aber ist mit dem Marketing? Ist das etwa Werbung in der Tagespresse oder die Verteilung von Prospekten? Falsch! Marketing ist vielmehr die Methode zur Führung der Fahrschule und setzt eine unternehmerische Entscheidung voraus, den Betrieb auf Kunden auszurichten. Die Kunden werden Mittelpunkt des Unternehmens.

Marketing umfasst alle Bereich der Fahrschule. Welche Zielgruppe und welche Klassen bilde ich aus? Wie führe ich die Ausbildung durch? Wie gestalte ich den Unterrichtsraum? Kooperiere ich mit Kollegen und wenn ja, mit welchen? Reicht die „Mund zu Mund Propaganda“ oder brauche ich eine zusätzlich andere Werbung? Wie bearbeite ich meine wertvollen Adressbestände?

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